Wie is verantwoordelijk
Wittenboer Events is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Heeft u een vraag over uw gegevens, dan bereikt u ons zo:
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor een organisatie van onze omvang is dat niet verplicht. U kunt met al uw vragen terecht op het e-mailadres hierboven.
Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken alleen gegevens die u zelf aan ons geeft, plus een beperkt aantal technische gegevens die bij het bezoeken van een website horen.
- Aanvraagformulier op de contactpagina. Uw naam, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer, de datum en locatie van uw evenement, het type evenement, een indicatie van het aantal gasten, het showpakket waarover u een vraag heeft en de inhoud van uw bericht. Alleen naam, e-mailadres en het bericht zijn verplicht.
- Formulier ‘klus doorgeven’. Dit formulier is via een besloten link bedoeld voor artiesten met wie wij samenwerken. Wij verwerken daar de artiestennaam, voor wie of welk evenement wordt opgetreden, het telefoonnummer van de contactpersoon ter plaatse, de datum, de begin- en eindtijd, de locatie, of er geprikt of opgebouwd wordt, of het optreden op de begane grond of op een verdieping is, of er een verhard pad is en eventuele opmerkingen.
- Contact per telefoon, WhatsApp of e-mail. De gegevens die u in dat contact zelf met ons deelt.
- Bij een opdracht. De gegevens die nodig zijn om te plannen, uit te voeren en te factureren, zoals contactpersoon, locatiegegevens, tijden en factuurgegevens.
- Crew en artiesten met een account. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en de klussen waarvoor iemand is ingepland, in het besloten portaal achter een login.
- Technische gegevens. Onze hostingpartij legt standaard serverlogs vast, waaronder het IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Daarnaast telt onze server tijdelijk in het werkgeheugen hoeveel aanvragen er vanaf een IP-adres binnenkomen, om spam en misbruik te blokkeren. Die telling verdwijnt vanzelf en komt niet in onze database terecht.
Waarvoor en op welke grondslag
- Om uw aanvraag te beantwoorden en de opdracht uit te voeren. Denk aan het maken van een offerte, het inplannen van crew en materiaal en het afstemmen op de dag zelf. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst of de voorbereiding daarop (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
- Om onze bedrijfsvoering te laten werken. Interne planning, agendabeheer, beveiliging van de website en het tegengaan van spam. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkbare en veilige bedrijfsvoering (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
- Om aan de wet te voldoen. Onze financiële administratie moet voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Grondslag: een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.
Cookies en meten
Op deze website staat geen enkele vorm van tracking. Wij gebruiken geen Google Analytics of vergelijkbare statistiekdienst, geen advertentiepixels van Meta of andere platforms en geen marketing- of analysecookies. Daarom ziet u op deze site ook geen cookiebanner: die is niet nodig.
Wat er wel is:
- Functionele cookies in het besloten portaal. Alleen wanneer een crewlid, artiest of beheerder inlogt, plaatsen wij een cookie om die sessie in stand te houden. Op de publieke pagina’s gebeurt dat niet.
- Lettertypen vanaf onze eigen server. De lettertypen worden meegeleverd met de site en niet bij een externe partij opgehaald. Uw browser legt daarvoor dus geen contact met derden.
- De kaart op de contactpagina. Die kaart van Google Maps staat standaard uit. Pas als u zelf op ‘Kaart laden’ klikt, maakt uw browser verbinding met Google en kan Google gegevens ontvangen zoals uw IP-adres. Klikt u niet, dan gaat er niets naar Google. Op de kaart zelf is het privacybeleid van Google van toepassing.
- De speler op een artiestpagina. Bij sommige artiesten staat een muziek- of videospeler van Spotify, SoundCloud of YouTube. Welke dat is, verschilt per artiest. Die speler laadt zodra u de pagina opent en naar beneden scrolt: uw browser maakt dan verbinding met dat platform, dat daarbij gegevens kan ontvangen zoals uw IP-adres en cookies kan plaatsen. Op de speler zelf is het privacybeleid van dat platform van toepassing. Voor YouTube gebruiken wij de variant op youtube-nocookie.com, die minder gegevens vastlegt. Wilt u dit voorkomen, dan kunt u die pagina's vermijden of cookies van derden in uw browser blokkeren; alle informatie over de artiest blijft dan gewoon leesbaar.
- Adres-suggesties in het formulier ‘klus doorgeven’. Terwijl u een locatie typt, halen wij adressuggesties op bij de open kaartendienst Photon (Komoot). Dat verzoek loopt via onze eigen server: alleen de tekst die u typt gaat mee, uw IP-adres niet.
Met wie wij gegevens delen
Wij schakelen een aantal dienstverleners in die gegevens voor ons verwerken. Zij mogen die gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die wij hun geven. Wij delen nooit meer dan nodig is.
- Supabase voor de database waarin aanvragen, boekingen en accounts worden opgeslagen. Onze database staat in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland).
- Vercel voor de hosting van deze website, inclusief de serverlogs. Vercel is een Amerikaanse aanbieder en kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Resend voor het versturen van onze automatische e-mails, zoals de bevestiging van uw aanvraag en de interne melding aan ons. Ook een Amerikaanse aanbieder, met dezelfde waarborg.
- Google voor onze agenda en de kaart op de contactpagina. Bevestigde klussen zetten wij in Google Calendar, met datum, tijd, locatie en de naam van de opdrachtgever of de artiest.
- Spotify, SoundCloud en YouTube voor de speler op de pagina van een artiest. Per artiest gebruiken wij er hooguit een, en die laadt alleen wanneer u er zelf op klikt. Doet u dat, dan legt uw browser rechtstreeks contact met dat platform. Spotify en SoundCloud zijn Europese aanbieders, YouTube (Google) is een Amerikaanse; alle drie kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij sturen zelf geen gegevens naar deze platformen.
- ArtwinLive, het boekingsplatform waarop optredens van artiesten binnenkomen. Wij halen daar dagelijks de agenda op. Gegevens van bezoekers van deze website sturen wij niet naar dat platform.
- CallMeBot, uitsluitend om een eigen crewlid een WhatsApp-bericht over een klus te sturen wanneer dat crewlid die manier van berichten heeft gekozen. Gegevens van websitebezoekers gaan hier niet doorheen.
Daarnaast delen wij gegevens alleen als dat nodig is voor uw evenement, bijvoorbeeld met een artiest of een collega-leverancier die op uw locatie staat, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Hoe lang wij bewaren
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen.
- Aanvragen die niet tot een opdracht leiden bewaren wij zolang zij nog van betekenis zijn voor eventueel vervolgcontact. Wilt u dat wij ze eerder verwijderen, dan doen wij dat op uw verzoek.
- Gegevens rond een uitgevoerde opdracht bewaren wij zolang dat nodig is voor de nazorg en eventuele vervolgboekingen.
- Facturen en de bijbehorende administratie bewaren wij zeven jaar. Dat schrijft de fiscale bewaarplicht voor.
- Accounts van crew en artiesten blijven bestaan zolang de samenwerking loopt. Daarna verwijderen wij het account.
Verwijderen doen wij met de hand: op uw verzoek, of zodra gegevens niet langer nodig zijn.
Beveiliging
Al het verkeer met deze website loopt over een versleutelde verbinding (HTTPS). Onze database is afgeschermd met toegangsrechten per rol, het besloten portaal is alleen bereikbaar na inloggen en de formulieren zijn beveiligd tegen geautomatiseerd misbruik. Merkt u toch iets op wat niet in orde lijkt, laat het ons dan weten via info@wittenboerevents.nl. Wij pakken dat direct op.
Uw rechten
De AVG geeft u een aantal rechten. U kunt ons vragen om:
- Inzage. Een overzicht van de gegevens die wij van u hebben.
- Correctie. Onjuiste gegevens verbeteren of onvolledige gegevens aanvullen.
- Verwijdering. Uw gegevens wissen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren.
- Beperking. Het gebruik van uw gegevens tijdelijk stopzetten, bijvoorbeeld zolang een correctieverzoek loopt.
- Bezwaar. Bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
- Dataportabiliteit. Uw gegevens in een gangbaar digitaal bestand ontvangen of laten doorsturen.
Stuur uw verzoek naar info@wittenboerevents.nl of bel 06 27 17 28 76. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen het verzoek te doen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is.
Klacht indienen
Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat het liefst eerst zelf, zodat wij het kunnen rechtzetten. Daarnaast heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse privacytoezichthouder, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze of onze dienstverleners veranderen. De actuele versie staat altijd op deze pagina.